Impossible de recevoir le formulaire de signature à partir du champ Approuver et signer sur le flux de travail après la soumission du formulaire

Bonjour,

sur l'un de mes formulaires, je suis en train de tester la signature électronique et je voudrais savoir s'il est possible de personnaliser le PDF qui est envoyé à la fin de Ce formulaire ou surtout celui qui apparaît au moment de la signature également, je voudrais savoir s'il est téléchargeable au moment ou s'il est automatiquement envoyé par mail.

Cordialement

Baptiste

Je viens de tester notre solution. Visualité, j'arrive à recevoir le PDF par mail via le workflow, mais je ne reçois pas le formulaire de signature ci-dessous. Est-ce que vous pouvez me confirmer également qu'en client submit c'est vraiment une signature électronique qu'il y a derrière ?

Étape 1

Etape 2

Etape 3 Que je ne reçois pas par mail

Hi Baptiste,

Thanks for reaching out to Jotform Support. Unfortunately, our French Support agents are busy helping other Jotform users at the moment. I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in French, let us know and we can have them do that. But, keep in mind that you'd have to wait until they're available again.

As for your question, the sign form from Approve & Sign field on your workflow will be emailed to the email address on the first Email field on Page 1 on your form. Take a look at the screencast below to see my results:

As you can see, after I submitted my cloned form, I was able to receive the email notification sent from Approve & Sign field on my workflow and submitted the sign form successfully. If that’s not exactly what you’re looking for, can you explain a bit more so we can help you better?

Keep us updated and let us know if you need any more help.

Bonjour,

On approche de ce que je souhaiterais mettre en place, mais on n’y est pas encore à 100 %. Il existe peut-être une autre solution. Je vais tenter de vous expliquer le mieux possible ce que je souhaite faire.

Attention, les liens que je vous donne sont potentiellement des liens de formulaires qui ne sont pas finalisés à 100 %, mais c'est bien l'idée.

Aujourd’hui, j’ai des formulaires qui vont être mis à disposition de mes équipes commerciales par préremplissage. L’objectif est que ces formulaires génèrent des PDF et qu’ils soient remis au client pour signature.

Je voudrais que le workflow (version basic) soit le suivant :

1. Le commercial remplit le formulaire et va jusqu’au bout. Il reçoit ensuite le formulaire PDF au format du modèle que j’ai préparé, par mail.
2. À cet instant, il doit avoir la possibilité de décider s’il souhaite l’envoyer au client pour signature.
3. Lorsqu’il clique sur un bouton (mettons "Envoyer au client"), ce dernier est alerté par mail et informé qu’un document est à signer.
4. Le client reçoit alors le formulaire d’abonnement PDF et peut appliquer une signature électronique dessus.

Ce qui est très important à prendre en compte, c’est que le client doit avoir toutes les informations nécessaires pour apposer sa signature électronique.

Idéalement, j’aimerais également pouvoir ajouter, dans le processus de signature électronique, une case à cocher indiquant la prise de connaissance des conditions générales de vente, avec un lien hypertexte juste à côté.

J’espère avoir été plus précis. N’hésitez pas à revenir vers moi si vous avez des questions.

Cordialement

Baptiste

Bonjour Baptiste,

Si je comprends bien, vous souhaitez pouvoir envoyer, par email, à un collaborateur, un PDF prérempli prêt à être envoyé, par le collaborateur, au client pour signature. Or, dans le Flux de travail, comme plus généralement avec les formulaires, ou pour les PDF intelligents où le support d'origine est un PDF, et renvoyé comme tel, les données et les signatures se font toujours via un formulaire, notamment parce que Jotform est un éditeur de formulaires, dont les fonctionnalités en ligne permettent de recourir à des plateformes qui authentifient la signature, qui est une signature électronique. Tandis que signer directement un PDF, qui peut se faire avec un PDF qui permet d'être complété, se fait hors ligne, et donc sans signature électronique. Ce pourquoi Jotform ne propose pas (encore) cette solution.

La seule solution que je vois serait, dans votre flux d'approbation, de mettre en attachement le PDF généré par le formulaire rempli pour les éléments Email que vous y avez déjà définis, sous l'onglet Avancés, à la section Envoyer les PDF de soumission, comme ci-dessous:

Ce, en ayant ajouté au PDF choisi un élément Signature depuis l'Editeur de PDF du formulaire, comme ci-dessous:

Les champs signatures resteront vides dans le PDF, mais nécessiteront un bon lecteur de PDF pour y apposer une signature graphique. La plupart des lecteurs de PDF ont maintenant cette fonctionnalité. J'espère que cela répond à votre requête.

N'hésitez pas à revenir vers nous si vous avez d'autres questions.

Bonjour Frédéric, 

J'ai en effet pensé à cette solution, mais elle empêche l'automatisation, si je ne me trompe pas, car cette dernière ne propose pas la signature électronique. 

Ce qui m'embête, c'est que je n'arrive pas à trouver le process pour pouvoir automatiser les signatures client. Sauf si ce dernier doit se connecter à Jotform ou remplir un formulaire (ce que je ne souhaite pas pour nos clients), car comme indiqué précédemment, ce sont nos commerciaux qui font ce remplissage de formulaire. Nous sommes pourtant bien dans la partie de l'automatisation. 

Merci pour votre aide. 

Cordialement

Cher Baptiste,

Oui, en effet, la solution serait que les éléments Signatures apposées sur le PDF dans l'éditeur de PDF permettent de signer directement depuis le PDF. Comme cela peut ou doit se faire hors-ligne, il me semble difficile de faire de sorte que cette signature donne lieu à une signature électronique, laquelle requiert l'autorité d'une plateforme capable de certifier la signature. Ce pourquoi actuellement la solution technique est de recourir à un formulaire en ligne. Une solution serait de permettre au PDF d'être signé, mais sans recourir à une plateforme de signature électronique, par un simple champ éditable compatible PDF. Comme cette fonctionnalité n'existe pas encore, je fais suivre votre demande auprès de nos développeurs. Je ne peux cependant pas vous dire quand une mise à jour sera disponible. Cela dépend de sa viabilité, de la demande et des développements en cours. Lorsqu'une mise à jour sera disponible, nous reviendrons sur cet échange et vous en serez informé.

Merci de votre patience et de votre compréhension, que nous apprécions.