Jotform Tablas: Cambiar el valor de una columna basado en el estado de Aprobación

Estimados Señores,

Buenas tardes,

Espero se encuentren bien. Me gustaría solicitar su apoyo para la columna "V.B" en un formulario. La idea es que todas la columna de esta columna indiquen "Procede" cuando el estado de la solicitud sea "EN PROGRESO", sin necesidad de editar cada formulario individualmente.

Esto es particularmente importante ya que actualmente hay más de 400 filas, y hacerlo manualmente sería poco práctico.

Agradezco mucho su ayuda con este ajuste. Quedo atento a cualquier consulta o información adicional que necesiten.

Hola Autonort_Trujillo_SAC,

Gracias por contactarte con el equipo de soporte de Jotform. Entiendo tu requerimiento, pero necesito un poco más de tiempo para realizar las pruebas necesarias. Te responderé a la brevedad posible.

Apreciamos tu paciencia.

Hola Autonort_Trujillo_SAC,

Desafortunadamente, al momento no contamos con un método directo para actualizar un campo de las Tablas de envíos basado en el estado de aprobación automáticamente. Como alternativa, puedes usar el widget de Obtener URL de página, un campo de texto corto y condiciones. Te explico como, paso a paso:

1. En el Creador de formularios, da clic en Añadir Elemento.

2. Bajo la pestaña de Básicos, añade un campo de Texto corto.

3. Oculta el campo.

4. Bajo la pestaña de Widgets, busca y añade el widget de Obtener URL de Página.

Luego, añadiremos las condiciones.

1. Selecciona Ajustes en la barra superior naranja.

2. En el menú lateral izquierdo, selecciona Condiciones.

3. Da clic en el botón de Añadir condición y escoge Actualizar/Calcular campo (repite este paso dos veces).

4. Configura las condiciones como se ven a continuación:

Ten en cuenta que la siguiente condición se añade en caso de que desees cambiar manualmente el resultado de la columna "V.P" en Tablas, luego de que haya sido aprobada la solicitud. Es decir, luego de que el aprobador edite y apruebe el formulario, se condiciona para que cambie su valor de Procede a Aprobado.

Finalmente, haremos las modificaciones necesarias desde Tablas.

1. En la esquina superior izquierda de la Tabla, da clic en Añadir y bajo la pestaña de Básicos, selecciona Selección Única y da clic en Seguir.

2. En el campo de Escoja un origen para opciones de respuesta, selecciona Desde una Tabla.

3. Selecciona la misma tabla del formulario y conecta todos los campos necesarios.

4. En el campo de Opciones, activa la opción de Poner valor seleccionado por defecto y da clic en Procede.

Mira los resultados finales a continuación (cuando haya sido aprobada, puedes cambiarla manualmente como se ve en el video):

Si deseas puedes clonar mi formulario demo, el cual ya tiene todos los campos requeridos. Aquí tienes una guía sobre Cómo Clonar un Formulario Existente desde una URL.

Pruébalo y déjanos saber si tienes alguna otra pregunta.

Buenas tardes,

Espero te encuentres bien. Tengo dos consultas relacionadas con la funcionalidad que me has mostrado.

1. Condicional en columna nueva:

La columna que deseo modificar tiene un condicional aplicado en el formulario. Si añado una nueva columna siguiendo el formato actual, ¿el condicional seguirá funcionando correctamente o será necesario realizar un proceso adicional?

2. Flujo de aprobación y ocultar hojas:

Actualmente, cada vez que hay una aprobación, necesito ocultar ciertas hojas iniciales. Sin embargo, las aprobaciones del flujo de aprobación no permite condicionar las hojas ni campos del formulario, por lo que me veo en la necesidad de editar el formulario manualmente en cada aprobación.

1. ¿Existe alguna forma de automatizar este proceso, ya sea mediante la configuración del flujo de aprobación o aplicando condiciones que oculten hojas o campos del formulario de manera dinámica?
2. Agradezco mucho tu apoyo para encontrar una solución más eficiente. Quedo atenta a cualquier recomendación o aclaración adicional.

3. En base a lo redactado, líneas abajo debo editar el formulario y aprobarlo, o solo uno de los dos :

Hola AUTONORT_TRUJILLO_SAC,

Sobre tu primera pregunta, al ver tu formulario pude notar que tienes una gran cantidad de condiciones configuradas, por lo cual no me ha quedado claro qué campo deseas modificar con esta condición. Al añadir un nuevo campo, este podrá ser usado de la manera que te ha explicado mi colega Catherine para marcar cuando el formulario sea editado. Si deseas hacerlo con un campo que ya se encuentre en el formulario, debes asegurarte de que este resultado no altere otras de las condiciones que puede estar conectadas al mismo campo, por eso recomendamos hacerlo usando un campo de aprobación o una columna de la tabla que no esté conectada a otras condiciones.

En cuando a tu segunda y tercera pregunta, al llevar a cabo el proceso de etiquetar la aprobación en las tablas para poder llevar a cabo ambos procesos, es necesario hacerlo manualmente. Si deseas que este proceso se haga de una manera más dinámica sin tener que ingresar a editarlo, puedes configurar un enlace de edición en un correo del formulario o del flujo de aprobación, y ocultar condicionalmente los campos que no desees mostrar al encargado de marcar la aprobación como Procede o En progreso. Te explico:

1. En el Creador del Flujo de trabajo, agrega un elemento de email donde incluyas un enlace de edición.

2. Luego, ve al Creador de formularios y crea una condición para ocultar o mostrar campos si el widget de Obtener URL del formulario contiene la palabra edit.

Así, cuando el usuario encargado abra este enlace de edición podrá ingresar a editar el envío siendo invitado por correo, aunque los campos que configures en la condición permanecerán ocultos al ingresar con un enlace de edición.

Haz la prueba y no dudes en hacernos saber si tienes cualquier otra pregunta.

Buenos días, y en caso hayan 2 o 3 personas que al momento de ingresar a editar el formulario deben ver hojas o campos diferentes cada uno, se puede manejar igual con el widget de Obtener URL del formulario contiene la palabra edit.

Hi AUTONORT_TRUJILLO_SAC,

Our Spanish Support agents are busy helping other Jotform users right now, so I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in Spanish, let us know and we can have them do that. But, it might take a while until they're available again.

Now, coming back to your question, If you want to show the fields based on different users, then you can achieve this by add a Dropdown element on your form for users name, and then set Show/Hide Field conditions. Let me walk you through it:

1. Open your form in Form Builder, click on the Add Form Element menu located on the left side of the screen.

2. Under Basic tab, drag and drop Dropdown element on your form.

3. In the orange navigation bar at the top of the page, click on Settings.

4. In the menu that appears on the left side of the screen, click on Conditions.

5. Click on Add Condition, and then select Show/Hide Field.

6. Now, set the conditions as shown in the screenshots shown below:

If this is not what you're referring to, can you take a reference screenshot and send it to us? Let me show you how to post a screenshot to our Support Forum:

1. On the Support Forum page, scroll down to the Your Answer section and click on the Image icon.

2. Drag and drop your image into the Upload box, or click on it and select your file.

3. Then, click on the Add button in the bottom-right corner of the window.

4. To resize it, click on your screenshot and then click on one of the boxes in the corners, and drag it inward.

5. Once you're finished, click on the Post Answer button at the bottom right of the Your Answer section.

Give it a try and reach out again if you have any other questions.