Flux de travail et suivi des paiements et factures ❓

Je suis actuellement à la partie de facturation et je rencontre quelques problèmes de conception :

Suivi des paiements et factures ❓ :

• Une fois vente réalisée, une facture personnalisée doit être générée pour chaque partenaire et envoyée automatiquement par e-mail. ❓
• Je dois pouvoir suivre le statut de parcours de vente après approbation et les paiements associés à ces factures directement depuis Jotform, via un tableau ou un champ de suivi (exemple : payé, en attente). ❓

Paiement par e-mail :

• Idéalement, je souhaiterais intégrer une fonctionnalité pour que mes partenaires puissent effectuer leur paiement directement depuis l’e-mail qu’ils reçoivent (par exemple, via un lien de paiement). ❓

Je viens de vous synthétiser le parcours de vente pour voir s'il est possible de réaliser la partie 2 exclusivement sur Jotform :

Merci.

Cher Suntest,

Autant que je comprends, les étapes 1 à 4, et au moins une partie de, 5 sont déjà réalisées par le précédent formulaire et le flux de travail qui li est associé. Avant tout, sachez qu'il n'est pas possible, au moins pour le moment avec Jotform, d'envoyer un lien de paiement par email. Les seuls paiements que nous actuellement disponibles le sont au sein de nos formulaires.

Une solution pour les étapes 5 à 7 serait d'élaborer un nouveau formulaire dédié à l'établissement du devis que le client rempli en ligne. Ainsi, au sein d'un nouveau flux de travail associé à ce formulaire de devis, après votre approbation, il peut être renvoyé au client en activant cette fois un moyen de paiement pour l'acompte. Un reçu et une facture peuvent alors être envoyées automatiquement soit par le formulaire lui-même, soit par flux de travail. Le client reçoit ainsi d'une part un reçu du paiement effectué de la part de la plateforme de paiement, et d'autre part une facture de votre part. Et le statut du paiement figure au sein des tables de soumission du devis en ligne. Eventuellement, un lien vers ce devis, qui peut être prérempli, peut-être envoyé directement depuis le flux de travail du premier formulaire.

Dites-nous si ce processus vous convient, et nous pourrons vous travailler sur un exemple concret et vous indiquer les éléments de documentation utiles.

Bonjour,

Oui de 1 à 4 (et une partie de 5) fonctionne parfaitement avec le précédent formulaire et son flux de travail associé.

Pour la partie 5 et 7 c'est l'installateur qui prépare son devis avec son propre logiciel de "comptabilité" et qui le partage en direct avec le client, jusqu'à la transformation en bon de commande. La transaction financière se fait exclusivement entre le client final et l'installateur.

Suntest se rémunère pour la mise en relation entre le client et l'installateur sur une commission de 1500 euros HT sur le montant de la facture.

J'ai besoin soit après l'approbation de l'installateur dans le premier formulaire, d'envoyer des mails/formulaires successifs a des périodes données afin de "réclamer" une éventuelle commission de 1500HT payable exclusivement par l'installateur.

Ou d'avoir un tableau au sein de jotform qui me donne l'état d'avancement du parcours de vente des installateurs avec les clients et d'envoyer les mails manuellement/ou automatiquement à chaque étape d'avancement (client rencontré, proposition devis, en attente, signature devis, etc).

Effectivement cela peut passer par un nouveau flux de travail. Je suis ouvert à toutes propositions et je suis prêt à adapter mes attentes si techniquement jotform ne permet pas de les réaliser.

Hi Suntest,

Our French Support agents are busy helping other Jotform users right now, so I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in French, let us know and we can have them do that. But, it might take a while until they're available again.

Now, coming back to your question, should the €1500 commission invoice be generated automatically through Jotform, or would the installer upload it manually? Additionally, how would you prefer to track the sales journey stages, such as Customer Met or Quote Proposal? Would manual updates in Jotform Tables work for you, or would you prefer these stages to update automatically based on form submissions? For unpaid commissions, would you like email reminders to be sent automatically at set intervals, or would you prefer to handle these manually? Lastly, are you open to using a payment-enabled form for commission payments, or would you prefer payment links to be embedded directly in the email? If you plan to integrate payments, which platform, for example PayPal or Stripe would you like to use?

Once we hear back from them, we'll be able to move forward with this.

Bonjour,

• Idéalement la facture doit être générée automatiquement par jotform.
• Oui, j'aimerais que les étapes de mises à jour du parcours de vente puissent se mettre à jour automatiquement dans un tableau.
• Oui, j'aimerais pouvoir mettre en place des rappels pour les commissions impayées de façon automatique.
• Oui, je suis prêt à utiliser un formulaire de paiement pour les commissions, je compte utiliser Stripe mais j'aimerais également intégrer paypal si possible.

Merci pour votre retour.

Hi Suntest,

I'll need a bit of time to look into this. I'll get back to you shortly.

Aucun problème, prenez le temps qu'il vous faut. Merci.

Cher Suntest,

Permettez-moi de reprendre le fil de cet échange. A ce stade, la question se pose, en partant de l'exemple que je vous ai communiqué pour les étapes 1 à 4, de savoir comment informer automatiquement le formulaire pour le devis au sujet de l'adresse email de l'installateur qui aura approuvé le formulaire de diagnostic. Or comme vous avez dit que vous aviez combiné la solution que je suggérais avec la vôtre, le mieux est de repartir maintenant avec votre propre formulaire, plutôt qu'avec le mien. Afin d'éviter tout malentendu, pouvez-vous nous communiquer l'URL du formulaire que vous prévoyez pour le diagnostique? Ainsi nous aurons l'assurance de repartir sur les mêmes bases que les vôtres.

A propos des plateformes de paiement, votre dernière question, notez qu'une seule plateforme n'est possible au sein d'un même formulaire. Il existe cependant un moyen de le faire en embarquant, en tant qu'iframes, deux formulaires distincts pour le paiement au sein d'un formulaire principal. Formulaires qui peuvent être activés selon le moyen de paiement choisi dans le formulaire principal. Néanmoins, actuellement, les informations de ces formulaires embarqués ne peuvent récupérer les informations déjà saisies dans le formulaire principal, il faut donc les renseigner.

Aussitôt que vous revenez vers nous, nous pourrons trouver une solution.

Bonjour,

je vous joins le lien vers le premier formulaire : https://eu.jotform.com/build/240572024497053

Le lien vers le flux de travail de ce formulaire : https://eu.jotform.com/workflow/240572546576363/build

Un iframe ne me pose pas de problème pour la seconde solution de paiement.

Merci.

Bonjour Suntest,

Si je comprends bien, dans votre flux de travail, je vois que vous mettez en place autant de branches d'approbation que de partenaires, que les adresses email des destinataires sont toutes les mêmes, par exemple OZ ELECT 34, et je suppose que vous les attribuerez à des adresses distinctes en temps voulu. Cependant, cela implique que si chaque installateur peut approuver ou refuser indépendamment des autres, puisqu'il y a autant de branches d'approbation que d'installateurs, alors plusieurs installateurs peuvent approuver, indépendamment. De ce que j'ai cru comprendre, il me semble que vous préfèreriez que dès lors qu'un installateur approuve, alors il prend la main sur la suite des étapes, et empêche par la même occasion que d'autres installateurs puisse aussi suivre les étapes suivantes, en parallèle, ce qui lancerait autant de devis Si c'est bien ainsi que vous l'envisagez, mieux envisager un seul élément d'approbation qui implique tous les installateurs, comme je le suggérais précédemment avec ce formulaire que vous pouvez cloner, avec l'élément d'approbation suivante, approuvé dès qu'un approbateur approuve:

Ensuite, avec ce workflow que je suggère, comme avec le vôtre actuel, il reste à pouvoir informer le formulaire de diagnostic et/ou le formulaire de devis du nom et de l'adresse email de l'installateur qui a approuvé et prend ainsi la main. Comme ces informations ne peuvent être déduites du formulaire et flux de travail actuel, il est nécessaire que l'installateur qui a approuvé renseigne le formulaire de diagnostic et/ou celui du devis avec ses coordonnées, ce avant l'envoi au client. A priori, cela me semble d'autant plus souhaitable qu'il est, me semble t-il, nécessaire que l'installateur prépare le devis avant envoi au client. Comme cette étape me semble ne pas avoir été explicite jusqu'à présent, confirmez-vous d'une part ce cheminement du devis, et d'autre part la question des approbations par les installateurs, unique ou tous en parallèle?

Aussitôt que vous revenez vers nous, nous pourrons mieux voir la solution qui vous convient le mieux.

Bonjour,

Le concept vise à mettre en relation les clients avec des installateurs locaux RGE de leur secteur (Hérault, Var, Seine-et-Marne, etc.) pour organiser des rendez-vous techniques à domicile, établir des devis, et conclure idéalement une vente. Chaque installateur dispose d’un système d’approbation individuel pour accepter ou refuser un rendez-vous. Grâce à la fiche technique envoyée automatiquement par e-mail après le formulaire, l’installateur peut préparer un devis précis avant le déplacement, évitant les mauvaises surprises et permettant au client de disposer d’un prix dès le rendez-vous technique.

La zone de chalandise des installateurs sert à limiter le nombre de propositions, évitant que le client soit contacté par trop d’installateurs (une solution pour limiter les approbations parallèles sur Jotform reste à trouver). Les processus d’approbation restent indépendants, permettant à plusieurs installateurs de répondre en parallèle.

Chaque installateur utilise son propre logiciel pour établir ses devis. Cependant, la commission fixe de 1 500 € HT par vente s’applique uniformément à toutes les transactions entre l’installateur et le client. Ma principale difficulté est de suivre l’avancement du processus de vente et de facturer la commission de manière fiable.

Si vous avez besoin de plus de précision n'hésitez pas à me solliciter, j'y répondais avec plaisir.

Bonjour Suntest,

Si je comprends bien, vous préférez une branche d'approbation indépendante pour chaque installateur et cela suppose qu'un seul approbateur peut valider un diagnostic du moment que le diagnostic correspond à son secteur où il est seul à intervenir. Pour les étapes suivantes, la première chose à faire est de créer le formulaire pour le devis, lequel sera nécessairement intégré dans le flux de travail du formulaire de diagnostic. Il n'est en effet pas possible d'avoir un flux de travail différent pour un formulaire déjà intégré dans un autre flux de travail.

Mais avant de passer aux étapes suivantes, permettez-moi d'apporter une correction sur votre flux actuel. Il se trouve en effet, au moins dans le clone que j'ai fait de votre formulaire de diagnostic actuel, que l'email envoyé aux installateurs ne leur permet pas d'accéder aux informations de diagnostic, notamment l'adresse d'intervention, ce qui ne leur permet pas de décider. Il convient donc de mettre l'adresse du client dans le corps de l'email, et éventuellement le PDF du diagnostic en pièce attachée. Pour ajouter l'adresse du client dans le corps de l'email,

1. Dans le Générateur de flux de travail du formulaire diagnostic, sélectionner l'élément d'approbation de l'installateur, et cliquez sur l'Engrenage.
2. Dans le panneau de droite, cliquez sur Modifier l'email.
3. Dans le corps de l'email, placez votre pointeur à l'endroit où insérer l'adresse du client.
4. Dans la barre d'outils, cliquez sur + Form fields, et sélectionnez le champ de l'adresse du propriétaire.
5. Allez ensuite à l'onglet Avancés.
6. Sélectionnez le PDF du diagnostic à joindre.
7. Et cliquez sur Enregistrer.

Bien-sûr, il faut corriger de même pour toutes les approbations des installateurs. Ainsi, après votre approbation, l'email reçu par les installateurs contient l'adresse du client:

Et le diagnostic, en pièce jointe:

L'installateur peut donc maintenant accepter, ou refuser.

Ensuite, créons le formulaire de devis, lequel contient notamment le numéro ID de diagnostic (champs Texte Court), et toutes les informations utiles, par exemple ce formulaire que vous pouvez cloner.

Puis, il s'agit maintenant d'intégrer ce formulaire de devis au sein du flux de travail du formulaire de diagnostic. Dans le flux actuel, il s'agit donc de le préremplir avec les informations de diagnostic, comme suit:

1. Dans le Générateur de flux de travail du formulaire diagnostic, ajoutez l'élément Formulaire.
2. Et cliquez sur + Compléter les paramètres.
3. A la section Ajouter un formulaire, sélectionnez le formulaire de devis.
4. Renseignez l'adresse email du destinataire du devis qui sera pré-rempli.
5. Allez à l'onglet Pré-remplissage.
6. Puis sélectionnez le formulaire de diagnostic comme formulaire source des données.
7. A la section Match Fields, Associez les champs à préremplir.
8. Puis cliquez sur Enregistrer.

Et il s'agît maintenant de connecter cet élément Formulaire à la branche Validé de chacun des installateurs, comme suit:

Ainsi, dès qu'un installateur a validé, il reçoit un email qui contient un lien vers le devis pré-rempli:

Pour ce qui est de la commission, je suggère de créer un autre formulaire dédié, en suivant le même principe. Évidemment, il faudra reproduire là aussi les mêmes étapes pour chacune des branches d'approbation de chacun des installateurs.

Essayez de votre coté, et n'hésitez pas à revenir vers nos quand vous avez besoin d'aide.

Bonjour,

Tout d’abord, je tiens à vous remercier sincèrement pour le temps et l’attention que vous consacrez à ma demande. Je suis actuellement en train de tester et mettre en place vos dernières recommandations 🙏

• Je ne m’occupe pas de l’édition des devis. Cette responsabilité revient entièrement à l’installateur et au client final.
• Mon rôle se concentre sur la facturation d’un montant fixe de 1 500 euros HT à l’installateur, et ce uniquement après la vente, dès que le premier acompte a été versé par le client final.

• Par expérience, certains installateurs ne jouent pas toujours franc jeu et peuvent tenter d’utiliser les informations issues de nos diagnostics pour contourner notre processus.
• Pour éviter ce risque, ils ne reçoivent pas l’adresse complète des clients avant leur approbation explicite. À la place, nous leur transmettons une fiche "technique confidentielle" (PDF) avec uniquement le code postal du client et les informations nécessaires pour établir un devis à distance.
• Une fois que le l'installateur valide l’approbation, il reçoit la fiche complète avec l’adresse exacte.

• Le suivi des étapes du processus de vente représente un vrai défi.
• J’ai besoin d’un outil capable de suivre chaque phase de manière claire et automatisée : de la mise en relation initiale jusqu’au moment où je dois émettre une facture.

• Je sais que la plateforme propose des tableaux de suivi, mais je me demande si ces fonctionnalités peuvent aller plus loin :
• Permet-elle d’automatiser tout le suivi des étapes ?
• Peut-elle envoyer des rappels ou des notifications automatiques selon l’état d’avancement ?
• Est-il possible de surveiller le versement du premier acompte via ces outils ?
• Peut-elle s’intégrer à d’autres plateformes pour compléter les fonctionnalités nécessaires au suivi ?

Je serais très reconnaissant si vous pouviez m’orienter sur ces points ou partager des recommandations pour exploiter pleinement les fonctionnalités de Jotform dans ce contexte.

Encore merci pour votre aide précieuse et pour le temps que vous consacrez à répondre à mes interrogations. Je vous souhaite une excellente journée. 😊

Cher Suntest,

A vrai dire, en essayant de créer votre flux de travail, je ne suis pas certain que les fonctionnalités que nous proposons peuvent complètement répondre à vos attentes. J'essaie d'avancer au fur et à mesure des détails que vous apportez. J'ai encore besoin d'un peu de temps pour vous proposer une solution, je reviendrai vers vous aussitôt que possible. En attendant, permettez-moi de répondre à vos dernières questions qui j'espère vous permettront de trouver une solution de votre côté.

• Permet-elle d’automatiser tout le suivi des étapes ?

Cela reste à éprouver, ce flux de travail étant assez complexe. Comme je le disais précédemment, cela sera trés certainement facilité avec un compte Entreprise qui vous permettrait de gérer des équipes et les divers droits d'accès des collaborateurs. Vous pourriez d'ailleurs contacter l'équipe Entreprise et leur demander à cette occasion s'ils sont à même de trouver une solution plus simple et efficace que celle que nous envisageons ici.

• Peut-elle envoyer des rappels ou des notifications automatiques selon l’état d’avancement ?

Oui, cela est possible dans le flux d'approbation, comme l'explique ce guide en anglais.

• Est-il possible de surveiller le versement du premier acompte via ces outils ?

Oui, dès lors que vous utilisez une plateforme de paiement dans un formulaire, et que la soumission du formulaire a été validée, le paiement peut être accepté ou en être attente si la plateforme de paiement ne l'a pas refusé. Si le paiement a été refusé, le formulaire ne peut être soumis. Ces guides peuvent vous aider à en comprendre le fonctionnement:

• How to Set Up Incomplete Payment Notification Email
• Understanding PayPal Incomplete Payments
• How to Enable Payment Authorization
• Peut-elle s’intégrer à d’autres plateformes pour compléter les fonctionnalités nécessaires au suivi ?

Oui, nous proposons différentes intégrations avec les principaux CRM, tels que Salesforce, Zoho, Zendesk, ActiveCampaign, etc. mais aussi avec d'autres plateformes d'automation. Notez par ailleurs que vous pouvez aussi développer votre propre application en vous appuyant sur notre API, ce que font d'ailleurs les intégrations proposées.

Enfin, une question demeure au sujet du devis: si vous ne vous occupez pas de l'édition des devis, dans quelle mesure devez-vous envoyer un formulaire de devis, prérempli ou non, à l'installateur qui aura validé? Et le devis rempli et validé par l'installateur doit-il ensuite être envoyé automatiquement, depuis votre flux de travail, au client? Sachant que si vous êtes à l'origine du formulaire de devis, le devis signé par le client vous reviendra d'une manière ou d'une autre, au moins dans la table des soumissions dudit formulaire de devis. La question se pose alors de savoir si et quand la vente aura été faite si vous n'êtes pas à l'origine du devis, lequel une fois validé par client, appelle la facturation de l'acompte à votre propre compte.

Aussitôt que vous revenez vers nous, nous pourrons continuer de chercher une solution pour votre processus.

L'incompréhension demeure sur ce point effectivement : je ne dois en aucun cas faire remplir un devis à mes installateurs. Le processus de vente peut même se faire sans que je connaisse le prix de vente final. J'ai un contrat avec mes installateurs qui stipule qu'ils doivent me verser 1 500 € HT sur chaque vente réalisée une fois qu'ils intègrent mon réseau. Ma problématique, c'est de connaître l'avancée du processus de vente, et non les montants des ventes. Une vente d'un installateur à un client final facturée 25 000 € et une vente à 5 000 € rapportent la même somme à SUNTEST (1 500 € HT). Nous fonctionnons sur un modèle forfaitaire.

PS : Le formulaire à l'origine du flux de travail est un diagnostic énergétique pour le client, mais il contient suffisamment d'informations pour éditer une fiche technique. Celle-ci permet aux installateurs du réseau d'éditer leur propre devis à distance, qu'ils partageront directement avec le client par e-mail, en mains propres, par courrier, etc.

J'ai pensé à envoyer des mails à intervalle de 15 jours pour demander l'avancement à chaque installateur ayant validé un rendez-vous client. Dans ce mail, un formulaire pourrait leur demander directement où ils en sont dans le processus, afin d'avoir un suivi précis (exemple : Rendez-vous client effectué ?, Devis en cours d'étude par le client ?).

En parallèle je parcours les liens de documentations que vous venez de me fournir.

Merci

Je commence à comprendre pourquoi vous me parliez de l’édition d’un devis par l’installateur. J’ai encore besoin de réflexion sur la mise en place du cheminement de vente il me semble. J’attends tout de même votre proposition si elle est prête. Merci

Bonjour Dialo,

Oui, en effet, d'après ce que vous expliquez, vous n'avez pas besoin de formulaire de devis pré-rempli. Il suffit donc de peaufiner le formulaire actuel auquel nous pouvons peut-être associer un autre formulaire qui demande périodiquement des nouvelles de l'avancement du projet identifié par le numéro ID Unique généré lors du diagnostic et qui en reprend les informations générales. Ce dernier formulaire pouvant donner lieu au paiement dès lors que l'installateur aura validé, via une question, l'achèvement de la vente. Je vous invite donc à envisager ce questionnaire de relance, notamment en choisissant les éléments de formulaire qui peuvent identifier l'accomplissement, par exemple avec menu déroulant, une question à choix unique ou multiple.

Notez, d'une part, que le formulaire peut afficher ou cacher des champs au fur et à mesure des réponses au moyen de conditions selon les réponses apportées au fur et à mesure. Et, d'autre part, qu'un même formulaire peut être soumis plusieurs fois en renvoyant son lien d'édition, ce guide explique Comment permettre aux utilisateurs de mettre à jour leurs soumissions à une date ultérieure. Ainsi, notamment, la partie réservée au paiement ou à la facturation peut être affichée dès lors que l'installateur signifie l'achèvement de la vente. Notez que dans votre cas, même si le montant à payer est toujours le même, il vous faudra utiliser le widget Calculatrice pour formulaire pour déterminer le montant à payer dans l'intégration de paiement.

Pour ce qui est de fournir à l'installateur les informations requises dans un PDF attaché au mail envoyé après validation par vous-même du diagnostic, autant que j'ai pu voir, il me semble que vous avez déjà la maîtrise de l'Editeur de PDF, où vous pouvez choir les champs à y intégrer, et que vous savez déjà ajouter un tel PDF à l'email envoyé depuis le flux de travail. Permettez-moi de vous rappeler comment faire. 

1. Dans le Générateur de flux de travail, sélectionnez l'élément d'approbation destiné à l'installeur, et cliquez sur l'Engrenage.
2. Dans le panneau de droite, cliquez sur Modifier l'Email
3. Allez à l'onglet Avancés.
4. Et à la section Joindre un PDF, sélectionnez le PDF adéquat.
5. Il ne reste plus qu'à Enregistrer.

N'hésitez pas à revenir vers nous aussitôt que vous avez dessiné la structure du formulaire de relance/paiement, et que vous avez besoin d'aide.

Bonjour,

Après échange avec votre support, j'ai décidé de revoir certains paramètres de mon parcours de vente et de mes automatisations. J'ai encore besoin de réflexion afin de trouver le bon cheminement. Merci pour vos retours.