Autoriser la révision et la modification de la soumission du formulaire pour signature

Bonjour,

J'espère que vous allez bien. Je me permets de vous écrire car je suis actuellement en train de paramétrer un formulaire sur votre outil, destiné à être utilisé comme formulaire d'abonnement pour nos clients.

L'objectif de ce formulaire est qu'il soit renseigné par nos services, étant donné que les besoins de nos clients varient à chaque moment. Nous souhaiterions que ce formulaire génère un PDF propre et bien formaté, servant de modèle d'abonnement.

Ensuite, j'aimerais que ce formulaire soit validé par le commercial à la fin du processus. Il y aura potentiellement des cas où une confirmation supplémentaire de la part d'un responsable sera nécessaire. Une fois que tous ces critères sont remplis, le formulaire devrait être envoyé au client pour une signature, que ce soit de manière manuelle ou électronique.

Est-il possible de réaliser cela en utilisant le même formulaire ? Ou bien serait-il préférable d'utiliser un système de cascade, avec des renvois de formulaires en fonction des informations renseignées ?

Je vous remercie d'avance pour votre aide et votre retour sur cette demande.

Cordialement

Baptiste

Hi Baptiste,

Thanks for reaching out to Jotform Support. Our French Support agents are busy helping other Jotform users right now, so I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in French, let us know and we can have them do that. But, it might take a while until they're available again.

Now, coming back to your question. You can do this by using the Approval flow with Jotform Workflows and include an edit link on the notification email to allow users to edit or update the form with Signature. Let me show you how:

1. In Form Builder, in the orange navigation bar at the top of the page, click on Settings.

2. In the menu on the left, click on Workflows.

3. Then, click on Create Workflow.

4. In Workflow Builder, click on the Add Element menu on the left side of the page.

5. Under the Basic tab, drag and drop the Approval element to the Workflow.

6. Click the Gear icon next to the Approval element and add the Sales Rep or the Manager in the Approvers section by adding their email addresses.

7. In the menu on the left, add two Email elements and connect them to the Approval element. Make sure to select the outcome for both emails.

8. Click on the Mail icon next to the Email element to open Email Properties and customize the email content as needed.

9. Then, add the Edit link anywhere on the Email content by clicking on the Form Fields button in the toolbar menu.

10. Click on Save. Repeat the steps to the Denied Email element.

11. In the same menu on the left, scroll down to the bottom and add an End element to the Workflow.

12. Then, connect the two Email elements.

13. Lastly, in the green navigation bar at the top of the page, click on Settings.

14. Click on the Downward Arrow icon on the Restart Workflow On Submission Edit option.

15. Select Disabled.

That's it. We also have Jotform Workflow guides that you can check out here.

Give it a try and let us know how it goes.